Registro Patronal por Clase IMSS e INFONAVIT (Articulo de Cortesia)

A raíz de las reformas a la Ley del Seguro Social (LSS) sobre el tratamiento de los outsourcing, han cambiado muchas cosas en materia de seguridad social:

Outsourcing México

El Registro Patrona por Clase para efectos del Outsourcing en Seguridad Social en México

Se generaron nuevas obligaciones para estas prestadoras de servicios y para sus clientes; ahora hay que reportar contratos trimestralmente, además, se configura una responsabilidad subsidiaria entre los outsourcing y sus clientes.

Definitivamente, esto era necesario, sin embargo no todo fueron nuevas obligaciones, muy al contrario, se genera una nueva forma de administrar algunos aspectos de la seguridad social mediante la posibilidad de aperturar un Registro Patronal por Clase (RPC), que permite clasificar y cotizar de manera independiente a los trabajadores, de acuerdo con lo peligroso que resulte la actividad que realicen.

Y seguramente la pregunta obvia será: ¿esto nos conviene? la respuesta es la que normalmente acostumbramos a escuchar de nuestros asesores: “habrá que evaluar el caso en particular”. Y bueno, sin la finalidad de generar una receta genérica, intento en este artículo poner a su alcance distintos aspectos que, en la experiencia de algunos especialistas, implica optar por este formato.  

¿Quiénes son candidatos para un RPC?

En primer lugar, habrá que ser una prestadora de servicios; específicamente un outsourcing.

 

Recordarán que una de las modificaciones a la legislación en materia de seguro social fue la que señalaba la obligación de auto clasificarse con base en la actividad más riesgosa que sus trabajadores desempeñaran, situación que fue por muchos calificada como inequitativa, considerando que una empresa con giro diferente debería tomar como base su actividad “preponderante”. Comentario al margen: en muchos casos esta definición de “preponderante” se llegó a convertir en un verdadero debate y no la más peligrosa como era lo obligado para los outsourcing.

 

Con ésta normatividad como marco, se reforma ley que hoy nos atañe, con la modificación que deja como resultado el artículo que a continuación cito textualmente:

 

“… Artículo 75. La determinación de las clases comprenderá una lista de los diversos tipos de actividades y ramas industriales, catalogándolas en razón de la mayor o menor peligrosidad a que están expuestos los trabajadores, y asignando a cada uno de los grupos que formen dicha lista, una clase determinada. Este supuesto sólo se aplicará a las empresas que se inscriben por primera vez en el Instituto o cambien de actividad.

Para efectos de la clasificación en el seguro de riesgos de trabajo, tratándose de los patrones a que se refiere el tercer párrafo del artículo 15-A, de esta Ley, a solicitud del patrón, el Instituto le asignará un registro patronal por cada una de las clases, que así se requiera, de las señaladas en el artículo 73 de esta Ley, con el que realizará la inscripción de sus trabajadores a nivel nacional. Los patrones o sujetos obligados que se hayan clasificado en términos de lo dispuesto en este párrafo, revisarán anualmente su siniestralidad conforme al artículo 74 de esta Ley de manera independiente por cada uno de los registros patronales asignados…”

 

Una vez que conocemos si somos o no candidatos, será necesario evaluar algunas implicaciones en nuestra operación como patrones y aspectos importantes necesarios para una implementación exitosa.

Autorizaciones permanentes:

Aunque originalmente este sería un tema resuelto, hoy en día sigue siendo un punto en contra. En caso de que se opte por este formato de registro patronal, debemos considerar que por cada trabajador dado de alta con domicilio en un Estado diferente al que se señala como domicilio fiscal, habrá que tramitar una autorización permanente. El trámite es indispensable para que el trabajador reciba atención médica en la Unidad Medica Familiar (UMF) correspondiente a su domicilio.

El trámite, como en casi todos los casos es a través del programa denominado IMSS Desde Su Empresa (IDSE) y, en general, no resulta un problema, a menos que se presente alguna discrepancia entre la información que proporcionamos y la que obra en las bases del IMSS; en estos casos mediante oficio habrá que hacer las correcciones o aclaraciones necesarias. El trámite, si se efectúa por medios electrónicos, tiene un lapso de respuesta de 24 horas. Sin embargo, si el trámite es “en papel”, podría llevarse hasta un par de semanas.

Carga administrativa

El tema de la carga administrativa, podría convertirse en un aspecto en contra de la implementación de un RPC, considerando que, donde antes teníamos un registro patronal “ordinario”, podríamos tener hasta cinco (uno por cada clase). Esto dependerá de las actividades de los clientes con los que se tengan celebrados contratos.

Por otra parte,  si nuestras operaciones se realizan en múltiples localidades, el RPC bien podría ser una solución viable. Sabemos que la LSS nos exige la apertura de un registro patronal por cada municipio en donde tengamos centros de trabajo y a pesar de que la mayoría de los outsourcing no tienen como tal múltiples centros de trabajo, la realidad es que la autoridad en muchos casos tiene una interpretación diferente y constantemente sugiere a estas compañías la apertura de los variados registros patronales, con la opción de adherirse al programa Registro Patronal Único, lo que implica la necesidad de tener personal capacitado al menos para recibir y comunicar una notificación con la oportunidad y diligencia que eso amerita.

Registro Patronal Único VS. Registro Patronal por Clase

Si hemos evaluado el RPC como una opción para nuestras empresas o las de nuestros clientes, es muy probable que nos hayamos preguntado que sería lo más conveniente entre un RPU y un RPC. Desde mi punto de vista el Registro Patronal Único tenía las mejores intenciones pero en la vida cotidiana no son muchos los beneficios que proporciona, por otro lado el tema de riesgo de trabajo y una prima ponderada, han sacado a esta opción de la mesa de negociaciones en muchas ocasiones.

De la implementación

Una vez que evaluamos “en papel”  si nos resulta conveniente el RPC  analicemos ahora algunos aspectos a los que nos enfrentaremos para poner en marcha este proyecto.

En primer lugar será necesario definir cuál será nuestra estrategia; si dejaremos los registros abiertos y esperaremos el ingreso de nuevo personal para que la gente que se incorpore con nosotros se vaya clasificando de acuerdo a lo peligroso de su actividad, o bien, si efectuaremos una migración de nuestros actuales trabajadores a los nuevos registros. Si la decisión es la última, habrá que tomar algunos aspectos en cuenta y efectuar diversas acciones con antelación para evitar conflictos entre los trabajadores, los clientes y las propias autoridades.

Aplicación de movimientos

Por cada uno de los trabajadores seleccionados para reclasificarse, se van a efectuar dos movimientos: la baja en el registro patronal ordinario y el alta en el RPC que corresponda.

Si estamos evaluando esta opción, es porque tenemos actividades más riesgosas que las administrativas, por lo que, dejar por descuido sin seguro social a algún trabajador seria un riesgo muy alto y, sobre todo, innecesario.

La recomendación es: efectuar los movimientos de alta y esperar hasta tener la confirmación del IDSE para efectuar el movimiento de baja del registro patronal de origen. Esto, obviamente podría generar un pago en exceso, el cual es posible recuperar mediante un proceso ya establecido en los institutos correspondientes.   

INFONAVIT

Aunque con el INFONAVIT, ni la ubicación geográfica de los trabajadores ni el registro patronal de dónde provengan las aportaciones tiene efecto en el otorgamiento de los créditos a los trabajadores, si habrá que estar alerta a las implicaciones que en este sentido se pueden presentar en los siguientes casos:

Trabajadores en proceso de otorgamiento de crédito

Si el trabajador es dado de baja en el registro patronal en el que cotiza, el proceso de otorgamiento se verá suspendido. Lo recomendable es hacer un sondeo sobre las personas que se encuentran en esta situación y probablemente postergar su movimiento.

Trabajadores con sus puntos completos

El sistema de calificación para otorgamiento de créditos de esté Instituto está formulado en puntos que se obtienen de distintas formas: edad, salario y bimestres continuos con un mismo patrón, por lo que, si hacemos este cambio la parte de los puntos correspondientes a la continuidad se verá “reiniciado”.

Muchos de estos problemas se pueden evitar si se lleva a cabo una “asociación de registros patronales”. Con este trámite se le notifica al INFONAVIT que, en efecto, somos el mismo patrón y que la relación del trabajador no se suspenderá, ya que el cambio es solo administrativo. En nuestra experiencia, esto nos ha resultado favorable y tiene como ventaja adicional que la pérdida de puntos no se dará, incluso en movimientos posteriores.

Trabajadores incapacitados

De acuerdo a la legislación en materia del Seguro Social, los movimientos de baja en trabajadores incapacitados no procederán. Por lo tanto, antes de efectuar la migración de los empleados de un registro a nuestro nuevo RPC, se tendrá que verificar que no se considere para estos movimientos a los empleados en dicha situación. En estos casos, habrá que esperar hasta estar seguros y tener los documentos que avalen  que el trabajador está dado de alta medicamente.

Pago de subsidio por incapacidades

Dentro de las reglas para el pago de subsidios por incapacidad que otorga el IMSS a los trabajadores que se mantengan incapacitados para trabajar por más de tres días, existe un periodo de espera para estas prestaciones en dinero de cuatro semanas. A pesar de que en ningún ordenamiento señala que éstas deben de ser en el mismo registro patronal, el criterio de la autoridad es no pagar los subsidios en estos casos y aunque eventualmente esta situación se resuelve con una queja formal, nos puede ocasionar dificultades con los trabajadores y los clientes. En este aspecto no emito recomendación, ya que aún no es posible prevenir una situación de este tipo. Cabe mencionar que cuando las incapacidades están relacionadas con algún riesgo de trabajo, no existe el periodo de espera,  por lo  que en ese sentido podemos estar tranquilos.

Finalmente y considerando que lo anterior son algunos y no todos los temas que debemos considerar;  la conclusión será la misma que con la que comenzamos: Es necesario evaluar con detenimiento cada aspecto involucrado. En este caso me referí exclusivamente a las obligaciones con el IMSS y el INFONAVIT, y es un hecho que cuando hablamos de trabajadores no podemos hacer otra cosa que evaluar de forma integral todos los aspectos, tales como: Implicaciones en derecho laboral (aunque no hay cambio de patrón es sano contar con la anuencia de los trabajadores, o por lo menos notificar de este movimiento de manera formal), los impuestos sobre nóminas deberán afectarse también; hemos visto más de una compañía que sin razón aparente centraliza sus pagos en el Distrito Federal, en estos casos habrá que revisar si se está en alguna situación de incumplimiento. Estos son algunos aspectos de los que no debemos pasar por alto.

En resumen, el  RPC, cuidadosamente implementado y meticulosamente administrado puede convertirse en una solución para muchos de nuestros problemas, un beneficio financiero inmediato y, sobre todo, una disminución radical de la contingencia que representa una reclasificación cuando estamos hablando de un número considerable de empleados.

C.P.C. Rolando Silva Briceño

rolando.silva@insightta.com

Socio

Insight Tax Advisory, S.C.

Articulo Cortesia

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